+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Нужно ли убирать копии паспортов из архивных дел сотрудников


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Гражданство Румынии: анализ дел, запросы, отказы, как работают румынские чиновники!

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Содержание:

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Соответствующие обязательства также установлены Федеральным законом от Иная информация может указываться только при согласии указанных лиц. При проведении проверок соблюдения законодательства о защите персональных данных Роскомнадзор внимательно изучает содержание личных дел сотрудников. Но Арбитражный суд на пару с Роскомнадзором посчитали иначе, вот их аргументация:. По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных.

Федерального закона от Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников.

Закона N ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку п.

Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. Согласие на внесение соискателя в кадровый резерв организации оформляется либо в форме отдельного документа либо путем проставления соискателем отметки в соответствующем поле электронной формы анкеты соискателя, реализованной на сайте организации в сети Интернет. Обязательным является условие ознакомления соискателя с условиями ведения кадрового резерва в организации, сроком хранения его персональных данных, а также порядком исключения его из кадрового резерва.

Необходимо отметить, что Федеральным законом от Обработка персональных данных работника, государственного служащего не требует получения соответствующего согласия указанных лиц, при условии, что объем обрабатываемых работодателем персональных данных не превышает установленные перечни, а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством, законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе.

Работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку персональных данных работника в случаях, предусмотренных коллективным договором, в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, являющимися, как правило, приложением к коллективному договору, соглашением, а также локальными актами работодателя, принятыми в порядке, установленном ст. Кроме того, получение работодателем согласия на обработку персональных данных не требуется в следующих случаях: 1.

В случае отказа в приеме на работу сведения, предоставленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя определен в течение 3 лет.

Получение согласия также является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе, по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.

Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим. Даже нельзя хранить справки о рождении ребенка, если уже выплатили пособие. У нас в личных делах хранятся все копии документов, справки,ТД, заявления, приказы. Получается в личных делах нельзя хранить копии документов?

В ЛД могут храниться документы приказов, ТД, если их нет по каким либо причинам в оригине. Приказы имеются в оригинале, поэтому их тоже не целесобразно хранить в ЛД. Если ТД не хранятся в отдельных делах, то естестенно экземпляр работодателя хранится в ЛД и передаётся вместе с ним в архим предприятия, так как он ТД имеет один и тот же срок хранения: до года — 75 л. Спасибо за ответ.

Приказы в оригиналах конечно же все есть. В личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный пунктом 2 статьи 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, фотографии работников.

Не согласившись с вынесенным предписанием общество обратилось в арбитражный суд. Представитель Управления Роскомнадзора в ходе судебного заседания сообщил, что в установленный срок общество выполнило предписание и предоставило Управлению документы, подтверждающие уничтожение копий страниц паспортов работников. Арбитражный суд отказал обществу в удовлетворении заявления. Позиция Пятнадцатого арбитражного апелляционного судаПятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Арбитражного суда Ростовской области от Поскольку в вопросе Вами не представлена информация о заявленной работодателем цели обработки персональных данных, оценить правомерность хранения каждой из них с точки зрения соблюдения работодателем положений законодательства о защите персональных данных не представляется нам возможным.

Но цели обработки персональных данных не достигаются даже с увольнением сотрудника. Например, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения письменного заявления выдать сотруднику копии запрашиваемых документов, связанных с работой. Никаких исключений для сотрудников, которые уже были уволены из организации, трудовое законодательство не устанавливает.

Поэтому даже после увольнения сотрудника работодатель по его письменному запросу обязан представить копии запрашиваемых документов, связанных с работой, например, приказа об увольнении или справки о зарплате.

Подробнее об этом см. Исследовав все обстоятельства дела, судом первой инстанции сделан правильный выводу о том, что, для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность.

Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т. По поводу копии паспорта — ее лучше не хранить в отделе кадров. Наша позиция подтверждается судебной практикой по данному вопросу. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований, указанных в Конституции Российской Федерации, Трудовом кодексе Российской Федерации и иных федеральных законах, для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета. Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения.

Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области. Позиция Арбитражного суда Ростовской областиСуд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. Также после увольнения на работника еще могут подаваться те или иные отчеты.

Повторно изучив материалы дела, суд апелляционной инстанции пришел к выводу о том, что оспариваемое обществом предписание является законным и обоснованным ввиду следующего. Частью 5 статьи 5 Федерального закона от 27 июля г. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

В действующем законодательстве Российской Федерации объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов.

При этом основным документом является Трудовой кодекс Российской Федерации. Согласно ст. Кондратьев В заключение отметим, что порядок хранения документов определяется работодателем. То есть все документы на сотрудника даже если они нужны бухгалтерии в целях, например, предоставления вычетов можно хранить в 1 месте в отделе кадров, в личных делах.

При этом отметим также, что хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом ст.

И даже после увольнения. Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Штрафы за несоблюдение закона Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным. Работодателем оператором по своему усмотрению данных и соответствующих документов, содержащих персональные данные, третьим лицам, включая банки, налоговые органы, в отделения пенсионного фонда, фонда социального страхования, фонда обязательного медицинского страхования, уполномоченным агентам и организациям; хранение моих персональных данных в течение 75 лет, содержащихся в документах, образующихся в деятельности Работодателя оператора , согласно части 1 статьи 17 Закона от 22 октября г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру. То есть получается, личное дело с копиями документов сотрудника нарушало эту статью, так же отсутствовал законодательный порядок ведения личного дела.

Как раньше говорили: Несите все документы, какие есть. Учитывая рост правовой грамотности населения, нашлись такие представители, которые ответили — А с какой стати? Еще и выиграли. Это значит, что работодателю достаточно сверить документы, хранить же их копии не обязательно. Однако, по ст 86 ТК РФ,. Выглядит так, что персональные данные работодателю нужны в интересах самого работника.

Образно говоря, работодатель может узнать, требуется ли работнику, например, очередные курсы по квалификации, открыв его личное дело, и при наличии всех копий, составить и подать на него заявку. Закон устанавливает, в каких целях работодатель имеет и не имеет право использовать персональные данные.

Если же копий не будет, то и отследить те же курсы и подать вовремя заявку будет немного сложнее. Поэтому, Роструд придумал, чтобы не нарушать конституционные права, работнику дается согласие на обработку персональных данных, а он сам решает — подписывать или нет.

Если да, то по локальному акту предоставляет копии документов. Если нет — тоже не беда. Только при каждом случае надо будет предъявлять оригинал для сверки — например, для зарплатной карты, или для вычета налогов при рождении ребенка и пр. По большому счету, мало что изменилось.

Как правило, все работники подписывают согласие на обработку персональных данных. Для работодателя — у него появится еще один документ- ЛНА, где говорится, что все персональные данные получаются по согласию и для чего эти ПД нужны.

При отсутствии ЛНА — штраф. Сейчас везде берут согласие на обработку ПД. Другое дело, что не все берущие считают нужным информировать и разъяснить- для чего, а обязаны. Попросту говоря, пахнет бюрократией и снятием с себя ответственности. Например, мне при трудоустройстве не сообщили, что будет открыта зарплатная карта в таком-то банке. Знай я — отказалась бы оставлять свои персональные данные, так как этот банк меня не устраивает , а без них карту открыть бы не смогли.

С другой стороны, мне не приходится каждый раз являтся лично для сверки документов, чтобы подтвердить, например, льготный налоговый вычет или лично подвозить документы на квалификацию для предстоящих курсов, так как все копии имеются в деле.

Роструд разрешил хранить персональные данные работника, только при условии его согласия на их обработку. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Можно ли хранить копию паспорта в бухгалтерии

Активировать демодоступ. Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Акция месяца 8 88 Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников Важно Василиса Иванова Получается в личных делах нельзя хранить копии документов? Приказы имеются в оригинале, поэтому их тоже не целесобразно хранить в ЛД. Если ТД не хранятся в отдельных делах, то естестенно экземпляр работодателя хранится в ЛД и передаётся вместе с ним в архим предприятия, так как он ТД имеет один и тот же срок хранения:. Дорогие читатели!

Личное дело сотрудника

Можно ли хранить копии паспортов в личном деле Оценок Просмотры просмотров Можно ли хранить копии документов работника, содержащие персональные данные паспорта, свидетельства о рождении детей, о браке, ИНН и т. Или для этого должна быть заведена специальная папка? Во-первых, надо определиться в вопросе, какие именно сведения будут отнесены в вашей организации к числу персональных данных. Далее следует выявить, в каких именно документах они будут содержаться. Перечень персональных данных и документов, их содержащих, надо зафиксировать в локальном нормативном акте, посвященном вопросам работы с персональными данными. Во-вторых, важно решить, какие документы вы будете включать в личные дела сотрудников. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах?

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует.

Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Хранить эти документы означает обрабатывать персональные данные ст. Поэтому работодатель должен получить разрешение сотрудника на обработку персональных данных. Получив данные, работодатель обязан не распространять и не раскрывать их третьим лицам без согласия на то сотрудника ст.

Нужно ли убирать персональные данные из личных дел уволенных

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя. Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников.

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. Все личные дела содержат персональные данные работника. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить.

Нужно ли убирать копии паспортов из архивных дел сотрудников

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле Нужно ли убирать копии паспортов из архивных дел сотрудников Соответствующие обязательства также установлены Федеральным законом от Иная информация может указываться только при согласии указанных лиц. Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах При проведении проверок соблюдения законодательства о защите персональных данных Роскомнадзор внимательно изучает содержание личных дел сотрудников. Но Арбитражный суд на пару с Роскомнадзором посчитали иначе, вот их аргументация: в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от. Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. Справка Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника.

Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в.

На едином портале размещения проектов нормативных актов появилось 2 законопроекта, которые коснутся всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст.

Нужно ли убирать копии паспортов из архивных дел сотрудников

Соответствующие обязательства также установлены Федеральным законом от Иная информация может указываться только при согласии указанных лиц. При проведении проверок соблюдения законодательства о защите персональных данных Роскомнадзор внимательно изучает содержание личных дел сотрудников. Но Арбитражный суд на пару с Роскомнадзором посчитали иначе, вот их аргументация:.

Личное дело сотрудника: Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки ч. Обобщая указанные нами нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копий указанных в вопросе документов работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий: Расположение документов в личном деле Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. Тем не менее, во многих коммерческих организациях также существует подобная практика, особенно в отношении тех работников, которые занимают ответственные должности. Федерального закона от.

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле Нужно ли убирать копии паспортов из архивных дел сотрудников Соответствующие обязательства также установлены Федеральным законом от Иная информация может указываться только при согласии указанных лиц.

Как отстранить сотрудника от работы? Вопрос 1 вопрос: Если сотрудник в процессе работы несколько раз менял паспорт, нужно ли хранить копии его старых паспортов в личном деле? Ответ Ответ на вопрос: Глава 14 ТК РФ содержит порядок обработки персональных данных работника и не регламентирует обработку персональных данных членов семьи работника. Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов, иначе оштрафуют. Читать статью Согласно Разъяснению Роскомнадзора "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" обработка персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном унифицированной формой N Т-2 которая содержит сведения о составе семьи с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения , утвержденной Постановлением Госкомстата России от.

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия если работодатель принял решение о ведении таких документов. По закону дела ведутся только на госслужащих см. Федеральный закон от Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель конкретные сроки см.

Нельзя хранить копию паспорта в личном деле Нужно ли убирать копии паспортов из архивных дел сотрудников Соответствующие обязательства также установлены Федеральным законом от Иная информация может указываться только при согласии указанных лиц. Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах При проведении проверок соблюдения законодательства о защите персональных данных Роскомнадзор внимательно изучает содержание личных дел сотрудников. Но Арбитражный суд на пару с Роскомнадзором посчитали иначе, вот их аргументация: Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей и недопустимость обработки персональных данных, не совместимой с целями их сбора, является одним из принципов обработки персональных данных. Дорогие читатели!

Комментарии 6
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Борислава

    Извиняюсь, но, по-моему, эта тема уже не актуальна.

  2. Берта

    Это не более чем условность

  3. Митофан

    нелюблю читать

  4. mytilo

    Меня возьмёш?

  5. ghazorobre

    Рекомендую Вам посетить сайт, на котором есть много информации по этому вопросу.

  6. Владислава

    По моему мнению Вы допускаете ошибку. Могу это доказать. Пишите мне в PM, обсудим.